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October 03, 2011

議事録の成長

 とある日building



 新人さんが、四苦八苦しながらも、懸命に議事録memoを書いていましたpencil出席した会議の発言を起こして、そこから議事録を書こうとしている様です。議事録は、会議の結論を簡潔に纏めると同時に、その会議の決定事項を残す重要なエビデンスとなります。その上、欠席した人でも分かる様に書かねばなりません。文章が短過ぎてもダメ、長過ぎてもダメdownポイントを上手く押さえて、誰もが、パッと見て分かる様な資料。それが、議事録memoであります。更に、会議後速やかに関係者に配布する必要があるので、作成するスピードも求められるという・・・。




 しかし・・・議事録って、本当に難しいですよねsweat01何をどう書けば、上手く伝わるのか。会議内容を全てを書けば良い、というものでもありません。時に、敢えて「書かない」ことを選択することも必要になります。また、書き方も非常に重要なテクニックです。「・・・とする」だと決定事項になりますが、それだと事情があまりよろしくない時は、「・・・とすることを検討する」に留めたりします。文末表現だけで、ニュアンスが全然違うものになるのです。





 で、新人さんは、その議事録を書くのに格闘している様子。どうやら、何が重要なのかポイントが分からないので、文章の骨格が定めきれずに書き難いらしい。とりあえず、会議の発言を全部並べてみて、そこから料理しようとしていることは分かりました。そんな姿を見て、自分も新人だった時に、議事録を書くのが難しくて、嫌で堪らなかったことを思い出しました。




 大体、新人の時は、会議の内容が難しいだけではなく、その会議の背景も把握出来ていないし、専門用語もよく分からない・・・という状況なのですdownその中で、分からない単語のオンパレードでも、とにかく必死に流れにしがみ付いて追い掛けるrunのですが、会議の中味が理解出来ていないのだから、会議後に幾ら議事録を起こそうとしても、さっぱり進まないんですよねsad




 ようやく体裁だけでも整えて、議事録もどきを先輩や主任に見てもらうのですが、私は議事録が苦手で仕方がなかったので、言葉を訂正され、余分な文章を削られ、毎回真っ赤になりました。見るも無残な私の議事録もどき・・・wobblywobblywobbly





 ですが、添削された通りに修正すると、非常に綺麗な議事録memoになるんですよね。そうか、この言葉はこういう表現にすれば良いのか。あの発言は、こんなにコンパクトに纏めて良いのか。この流れは、会議の本筋から脱線しているから、省いて良いのか・・・etc。




 無駄な部分が削ぎ落とされた議事録memoは、本当に美しく、誰が見ても明瞭簡潔。こんなに短い文章で、相手に重要なポイントを伝えられるなんて凄い・・・と、諸先輩方を尊敬していましたし、勉強させてもらいました。




 あれから5年・・・。




 まだまだ議事録を書くのは私の仕事の1つですが、月日が流れた分だけ、書いた議事録の枚数も増え、それなりに経験を積んでいた様です。新人の時よりも、楽に書ける様になりました。まあ、成長していなかったら、それはそれで不味いのですが・・・coldsweats01




 最近、とある会議の議事録memoを書き、主任・課長・部長と一発OKを頂いた時に、密やかに感動してしまいました。「無事に通って良かった」、「すぐに議事録を関係者に配布出来るから良かった」という感情以上に、「昔は、何回も何回も差し戻されたのに、1回で通過出来る議事録が書けたなんて」・・・という嬉しさの方が素直に大きかったです。5年と言う月日の流れを、妙に感じた瞬間でした。





 それなりに、自分も成長してきたのだな・・・と、たった議事録1つで感慨深くなってしまいましたが、そうやって小さなことを1つ1つ積み重ねて、仕事は出来る様になっていくのだと、改めて感じました。5年も経てば、慣れや履き違えた余裕や勘違いも出て来るけれど、また謙虚に学ぶ姿勢で明日から仕事していきたいなと、今の新人さんの姿を見ながら思いました。

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Comments

いいね!ありがとうございます。
まだかなり不慣れで変なことしそうですが、お許しを。。。
ブログとても読みやすく楽しいです。またゆっくり拝見しますね。議事録のことも、なるほど!と思います。慣れてきても謙虚に学ぶ姿勢大切ですよね 改めて明日から私も心がけたいです。ありがとうございます。
あまりネットはしませんがまたお邪魔します(*^_^*)

Posted by: 金魚のあくび | October 06, 2011 at 08:30 PM

>金魚のあくびさん

 ブログにお越し頂き、ありがとうございます!

 「読みやすくて楽しい」と言って頂き、とても嬉しかったです。ありがとうございます。是非、また遊びにいらして下さい。これからもお待ちしております。

Posted by: あすにー | October 08, 2011 at 10:08 PM

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