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August 02, 2008

書庫整理

 昨日は、会社の書庫の整理をしました。
 



 ペーパーレスの観点から、資料は専ら電子データで保存しているのですが、大事な文書や、決裁を頂いた書類などは、一応、紙で保管している訳です。あと、パソコンの画面上で見るよりも、実際に紙に打ち出した方が、資料としてはやっぱり見やすいので、紙資料も完全にはなくなりません。すぐに、参考資料として活用出来る様に、執務している部屋から、近い場所に書類棚があります。





 で、その棚に、年々資料を増やしていったら、もう一杯になってしまって、新しく作ったファイルを入れる隙間がなくなってしまっていたんです。その状態が、かれこれ1年も続いているでしょうか・・・。騙し騙し収納していたのですが、最近ではファイルが棚に収まりきらず、今にも落下しそうな状態・・・。「もうそろそろ、本当に限界だ」ということで、不要な書類は捨て、直近では使用しないけれど、保管する必要があるものは、フロアが違う書庫にお引越しをすることになりました。






 ファイルを引越しさせれば良いだけだろうと思っていたので、すぐに終わると考えていたのですが、甘かったです。引越しする先の「書庫」も満杯で、引越しさせられなかったんです。まずは、引越し先の書庫整理をしないと話が始まらない・・・ということが分かり、急遽、「書庫整理」を開始することに・・・。




 
 不要な書類を捨てていくだけとは言え、それだけでかなりの労力を使いました。課長も含む大人が7人、2時間掛けて、ようやく「書庫整理」が終わりました。いや~大変でしたね。紙は、1枚では軽いですが、重なると重いじゃないですか。ダンボール何箱分になったんでしょうか。台車も、何回往復したのか・・・。






 これで、終わったら良いのですが、まだ「第1段階」が終わったに過ぎません。本当の目的は、「書庫整理」ではなく、「書類棚」の整理なんです。そちらは、まだ全くの手付かずです。「書庫整理」だけで2時間も掛かってしまい、その後の引越し資料まで気力が持たなかったんですよね。いや~書庫整理が終わった後、何だか疲れてしまって、とても眠かったですから。そして、「引越し」は、来週にでも実施する予定です。そうしたら、随分と書類棚がすっきりするし、仕事もしやすくなると思うので、頑張ろうと思います。





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